El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y demás disposiciones aplicables a su actividad, en él se describen los mecanismos por medio de los cuales MONITOR CRM S.A.S presenta el manejo de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data de acuerdo a la ley.

I. Responsables del tratamiento:

MONITOR CRM S.A.S. Es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

Razón Social: MONITOR CRM S.A.S
Oficina Principal: Calle 49 B Nro. 64 B 15 APTO 303 – Medellín
Teléfono: 3174040923
Página Web: www.monitorcrm.com

Contacto
Luis Javier Ospina Restrepo
Luis.ospina@monitorcrm.com
Celular: 3174040923

II. Contenido de las bases de datos

MONITOR CRM S.A.S administra dos tipos de bases de datos:

1. Base de datos empleados: MONITOR CRM captura y administra la información de datos personales, académicos, de localización de los empleados de la Compañía.
2. Bases de datos de los clientes: MONITOR CRM captura y administra información de los clientes, esta información contiene datos personales, datos de localización, datos de segmentación, datos de autorización de envío de correos y campañas.
3. Bases de datos de Aliados de Negocios: MONITOR CRM captura y administra información de los clientes de Aliados de Negocios, esta información contiene, datos personales, datos de localización, datos de segmentación, datos de autorización de envío de correo y campañas.

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

III. Tratamiento

MONITOR CRM. en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, aplica la Política a todos los datos personales incluyendo empleados activos y retirados, datos entregados por los clientes y aliados de negocios, datos recolectados y/o adquiridos por MONITOR CRM.

Base datos de empleados.

• Se solicitará autorización a cada empleado para administrar la información de hojas de vida principalmente de cada uno de los empleados.
• MONITOR CRM no entregará a terceros información sensible de sus empleados, salvo en caso de solicitud expresa y formal de un ente gubernamental.
• MONITOR CRM no entregara a terceros datos personales de sus empleados sin autorización de ellos.
• El empleado podrá solicitar en cualquier momento la actualización de la información de su hoja de vida.

Base de datos de los clientes o Aliados de Negocios:

• Monitor CRM cumplirá con los lineamientos de tratamiento de datos de acuerdo con la ley Colombiana.
• Monitor CRM cumplirá con los lineamientos de tratamiento de datos de nuestros clientes y Aliados de Negocios, siempre que esté de acuerdo a la ley Colombiana de Tratamiento de Datos.
• Monitor CRM solicitará a sus Aliados de Negocios que garantice que esté cuenta con la autorización de los titulares de los datos para realizar el tratamiento de los datos directamente o a través de terceros.
• Monitor CRM realizara el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad referida por nuestros clientes o aliados de negocios y para la cual este cuenta con la autorización.

IV. Finalidad

La información suministrada por nuestros empleados, clientes o Aliados de Negocios,  solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de MONITOR CRM o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

V. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LOS DATOS:

En pleno desarrollo de las disposiciones del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y sus normas reglamentarias, al titular de los datos personales le asisten los siguientes Derechos:

Derecho de conocer: Al titular de los datos le asiste el Derecho de conocer qué datos personales suyos tienen en su poder los responsables y/o encargados del tratamiento de datos.

Derecho de actualizar: Al titular de los datos le asiste el Derecho de actualizar permanentemente los datos que son tratados por el responsable y/o encargado del tratamiento de datos con el ánimo de que los mismos estén ajustados a la realidad y permitan una calidad óptima de la información.

Derecho de rectificar: Al titular de los datos le asiste el Derecho de rectificar los datos personales que el responsable y/o encargado del tratamiento estén tratando por encontrarlo errado.

Derecho de suprimir: Al titular de los datos le asiste el Derecho a dar de baja de las bases de datos tratadas por el responsable y/o encargado del dato en el momento que así lo desee.

Derecho de revocar la autorización: Al titular de los datos personales le asiste el Derecho de revocar la autorización que fuera otorgada inicialmente para el tratamiento de los datos por parte del responsable. Esta revocatoria puede ser total o parcial según el titular así lo quieren, y siempre que se informe de tal situación oportunamente.

El titular de los datos personales tendrá la facultad de decidir responder o no a las preguntas que le sean hechas cuando las mismas versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes, como lo dispone el literal “b” del artículo 12 de la ley 1581.

En ningún caso serán tratados los datos personales que, requiriéndolo, no cuenten con el consentimiento previo, expreso e informado del titular al tenor del artículo 9 de la ley 1581.

VI. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, SUPRESIÓN, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Consulta: Las consultas y solicitudes deben ser dirigidas por El titular a través de cualquier medio y a cualquiera de los contactos que se señalan como canales de comunicación, y serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El Titular que consideren que la información contenida en la base de datos de MONITORCRM, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante MONITOR CRM.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a los canales de comunicación de MONITOR CRM la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión: Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a los canales de comunicación de MONITOR CRM la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.

Rectificación y Actualización de datos: Los canales de comunicación de MONITOR CRM, como responsables del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.

VII. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

MONITOR CRM toma las medidas apropiadas desde el punto de vista administrativo, técnico, personal y físico para salvaguardar los datos personales contra pérdida, manipulación indebida, acceso no autorizado, modificación, divulgación y/o destrucción.

Las medidas de seguridad incluyen, entre otros, sistemas lógicos de acceso, encriptación en la transferencia de datos, controles lógicos de restricción de acceso, de acuerdo con la naturaleza de los datos personales y de los riesgos asociados a la privacidad de los mismos.

Todos los datos personales que se encuentran almacenados en los diferentes dispositivos de almacenamiento en la organización están protegidos por una red segura cuya arquitectura tiene implementado firewalls para el control de tráfico. Adicionalmente, los servidores que almacenan y procesan datos se le generan backup totales todos los días y son custodiados en los centros de cómputo que MONITOR CRM tiene contratados.

VIII. CAPACITACIÓN

MONITOR CRM capacita a su personal en la Política de Protección de Datos Personales, esta Política será comunicada por MONITOR CRM a sus aliados, proveedores, empleados nuevos y actuales

IX. VIGENCIA

Esta política entrará en vigencia a partir del día 01 de Enero de 2017 y cualquier modificación sustancial a la misma será informada oportunamente a través de los medios idóneos con los que se cuente para tales fines.